Training applicativo: una soluzione integrata

Generalmente però, rispetto alla formazione, non viene fatta un’equivalente analisi per scegliere i migliori prodotti di addestramento indirizzati alla gestione del processo di cambiamento.

Il problema non è di secondaria importanza se si considera che il ritorno degli investimenti lo si ha solo con un buon uso dell’applicativo aziendale.
Se si considera l’intero ciclo di vita dell’applicativo si scopre che i Knowledge Products possono supportare in modo efficace l’aggiornamento delle persone ad ogni livello, dal responsabile di processo alle persone che dovranno gestire le transazioni, con una visione unitaria del processo e in ogni fase del ciclo stesso.

Fase I – Pianificazione e progetto
 

All’interno della prima fase dell’implementazione si definisce lo scenario in cui si deve operare il cambiamento.
La criticità di questa fase nasce essenzialmente dalla necessità del team di progetto di condividere le informazioni con tutta l’organizzazione per assicurare:

·        la soluzione appropriata
·        il rispetto dei tempi di rilascio
·        l’accettazione da parte dell’utente finale.

È ormai storia risaputa che spesso il team di progetto non riesce a rispettare i tempi prestabiliti e si trova costretto a comunicare con l’azienda usando modalità diverse quali: allegati alle e-mail, cartelle condivise in rete, download via FTP, o siti web di progetto.

 L’uso di metodologie di comunicazione differenziate si rivela come un  mix di strumenti tra loro scarsamente sincronizzati e molto destrutturati con la conseguenza diretta che le informazioni non sono incanalate in modo appropriato, sia in termini di contenuti che di modalità di fruizione, verso i  “target” (es. verso gruppi di utenti) all’interno dell’organizzazione.

Inoltre le informazioni generate dal team di progetto sono spesso il punto di partenza per creare il materiale da utilizzare durante l’addestramento sia nella fase pilota sia durante il periodo di rilascio.

L’organizzazione, di fatto, inconsciamente indirizza l’addestramento per l’intero progetto fin dalla prima fase.

 Usando la piattaforma  Knowledge Pathways il team di progetto può organizzare la propria documentazione seguendo una struttura orientata ai ruoli aziendali predisponendo di conseguenza un'unica fonte di informazioni qualificata per “target”.

In questo modo il team di progetto può attivare un canale di comunicazione coerente e controllato per tutte le informazioni inerenti l’applicazione impostando, al contempo, le basi per la produzione di soluzioni formative da utilizzarsi durante la fase pilota e di rilascio.

Fase 2 – Costruzione della soluzione e test

Una corretta implementazione della soluzione richiede la massima comprensione da parte di ciascun membro del team di progetto, degli obiettivi e finalità che la soluzione deve perseguire

Le specifiche dei processi di business devono essere comunicate chiaramente ai rispettivi membri del team e ai responsabili del processo.

Spesso, per documentare i nuovi processi di business,  vengono utilizzati strumenti di simulazione. Questi stessi strumenti vengono successivamente utilizzati come base per l’addestramento.

Durante questa fase l’archiviazione delle informazioni in modo strutturato e orientato ai ruoli aziendali permette al team di progetto di allestire “prototipi” di materiale didattico da affinarsi successivamente in modo da riutilizzarlo, sia in fase di rilascio che in fase di manutenzione, facilitando il processo di allineamento degli oggetti formativi all’ultima versione disponibile dell’applicativo stesso.

Il team di progetto usando OnDemand Personal Navigator potrà automaticamente “catturare” le transazioni alla base dei nuovi processi di business  e mettere contemporaneamente a disposizione un simulatore delle transazioni stesse.

Mediante Knowledge Pathways si possono

·        organizzare queste simulazioni
·        collegarle ad altri elementi descrittivi del processo
·        renderli disponibili all’interno di un percorso formativo orientato al ruolo aziendale.

In questo modo si assolve anche il compito di una gestione centralizzata delle informazioni e di una loro distribuzione mirata.

Fase 3 – Pilota & Rilascio

La fase di sviluppo e test è completata. Per cercare di recuperare i ritardi l’attivazione dell’applicazione richiede un approccio estremamente veloce.

Il team di implementazione ha generalmente meno di dieci settimane per sviluppare l’intero programma di addestramento.

Occorre inoltre considerare che il fattore critico di successo dell’intero progetto passa attraverso l’accettazione ed il corretto uso dell’applicativo da parte della comunità degli utenti.

OnDemand Personal Navigator permette di avere il completo controllo nella rapida creazione di contenuti relativi alle applicazioni aziendali.

Knowledge Pathways permette di organizzare diversi materiali documentali in moduli formativi strutturati in percorsi orientati per ruoli. In questo modo è possibile addestrare e verificare l’apprendimento dell’intera comunità degli utenti in modo personalizzato.

Fase 4 – Aggiornamento e supporto

È noto che non esiste un’applicazione aziendale statica: infatti questa sarà soggetta a continui miglioramenti nelle funzionalità e nei servizi che offre.

I processi di business evolvono per soddisfare le nuove esigenze, così come il software su cui l’applicazione è basata, si evolve per migliorare le funzionalità del prodotto finito.

Il turn over aziendale è inoltre un dato di fatto.

Conseguenza di questi fatti è l’emersione della necessità di un addestramento continuo.

OnDemand Personal Navigator indirizza le necessità di addestramento riducendo le richieste di supporto da parte dell’Help-desk attraverso il supporto simultaneo all’applicazione.

Knowledge Pathways permette una valutazione delle capacità e può assicurare un livello di conoscenza in linea con le aspettative aziendali